Datenschutzerklärung
der Institut Wohnen und Umwelt GmbH (IWU) für Geschäftskontakte
Gültig ab 25.05.2018
Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gemäß Art. 13 der Europäischen Datenschutzverordnung (DSGVO)
Geltungsbereich
Diese Datenschutzhinweise gelten für das Internetangebot der Institut Wohnen und Umwelt GmbH und für die über diese Internetseiten erhobenen personenbezogenen Daten. Für Internetseiten anderer Anbieter, auf die z. B. über Links verwiesen wird, gelten die dortigen Datenschutzhinweise und –erklärungen.
Das IWU verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen. Personenbezogene Daten im Sinne dieser Information sind sämtliche Informationen, die einen Bezug zu einer Person aufweisen können.
Mit den nachfolgenden Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und geben Ihnen einen Überblick über Ihre Datenschutzrechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach der Art der geschäftlichen Beziehung, die wir mit Ihnen eingegangen sind.
1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
Verantwortliche Stelle ist:
Institut Wohnen und Umwelt GmbH
Rheinstraße 65
64295 Darmstadt
Telefon: 06151-29040
info@iwu.de
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Institut Wohnen und Umwelt GmbH
Rheinstraße 65
64295 Darmstadt
datenschutz@iwu.de
2. Quelle der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Zuge unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden, Geschäftspartnern und deren Ansprechpartnern erhalten. Des Weiteren verarbeiten wir – sollte dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich sein – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen oder von sonstigen Dritten berechtigt übermittelt werden.
3. Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
Wir verarbeiten Ihre Stammdaten (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag), Unternehmen, Fachabteilung, Position sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.
4. Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Einhaltung der jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen. Dabei ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
a. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)
Um unseren vertraglichen Pflichten, die sich aus unseren Geschäftsbeziehungen ergeben und Dienstleistungen für und von unseren Geschäftspartnern nachzukommen oder auch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage erfolgen, verarbeiten wir Daten. Die Zwecke der Datenverarbeitung können sich aus vertraglich geregelten Zwecken zur Durchführung unserer Geschäftsbeziehungen ergeben.
b. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO).
Das IWU unterliegt unterschiedlichen rechtlichen Verpflichtungen, das bedeutet gesetzlichen Anforderungen (z. B. handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, und die Risikobewertung und steuerung im Unternehmen.
c. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:
• Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
• Organisation des Betriebs und Sicherstellung der geschäftlichen Kommunikation
d. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Die Rechtmäßigkeit für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist bei Einwilligung zur Verarbeitung für festgelegte Zwecke gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
5. Kategorien von Empfängern der personen-bezogenen Daten
Innerhalb des Unternehmens sind die Stellen zugriffsberechtigt, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Das IWU lässt außerdem einzelne der vorgenannten Prozesse und Serviceleistungen durch sorgfältig ausgewählte und datenschutzkonform beauftragte Dienstleister ausführen, die ihren Sitz innerhalb der EU haben. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Beratung und Consulting.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an weitere Empfänger dürfen wir Informationen über Sie nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe befugt sind.
Sind diese Voraussetzungen gegeben, können Empfänger personenbezogener Daten u.a. sein: Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
6. Eine aktive Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.
7. Kriterien für die Festlegung der Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden
Die Kriterien zur Festlegung der Dauer der Speicherung bemessen sich nach Ende des Zwecks und anschließender gesetzlicher Aufbewahrungsfrist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete und ggf. eingeschränkte – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgende Zwecken:
• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Danach sind die Aufbewahrungs- bzw. Dokumentationsfristen auf bis zu 10 Jahren vorgegeben.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre, unter besonderen Umständen allerdings bis zu 30 Jahren.
8. Datenschutzrechte
Jede/r Betroffene hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
9. Verpflichtung zur Bereitstellung und mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.
10. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt
Widerspruchsrecht
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
2. Bestellung eines Newsletters
Wenn Sie einen Newsletter bestellen, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten wie z. B. die E-Mail-Adresse und der Titel des Newsletters gespeichert und nur für den Versand der Newsletter verwendet. Sie können jederzeit Ihre Bestellung kündigen und damit die Ihre Person betreffenden gespeicherten Daten löschen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
Institut Wohnen und Umwelt GmbH
Rheinstraße 65
64295 Darmstadt
